Das Prinzip: Nicht alles, was geplant ist, ist schon ausführbar
Ein Termin im Plan reicht nicht aus, damit eine Arbeit beginnen kann. Die Aufgabe muss verständlich beschrieben sein, zur richtigen Zeit stattfinden und mit den verfügbaren Ressourcen ausführbar sein.
Das Last Planner System verbindet deshalb den längerfristigen Ablauf mit einer Vorbereitung der anstehenden Arbeiten und konkreten kurzfristigen Zusagen. Die Wochenplanung entsteht nicht als reine Wunschliste, sondern auf Grundlage der Ausführbarkeit und der Kapazität des Teams.
Wie funktioniert das konkret?
- Ziele und Übergaben klären
- Meilensteine bilden den Rahmen. In der Phasenplanung werden die benötigten Übergaben gemeinsam betrachtet, häufig vom gewünschten Ergebnis rückwärts.
- Arbeit ausführbar machen
- In der Vorschau werden Hindernisse identifiziert und bearbeitet, bevor sie den Arbeitsbeginn verhindern.
- Zusagen treffen und nachhalten
- Die Beteiligten vereinbaren konkrete Leistungen für die kommende Woche. Kurze tägliche Abstimmungen unterstützen die Umsetzung.
- Aus Abweichungen lernen
- Das Team prüft, was wie zugesagt fertig wurde und warum andere Zusagen nicht eingehalten werden konnten.
Ein Beispiel aus einem Bauprojekt
Vereinfachtes, fiktives Beispiel.
Für die kommende Woche sind Arbeiten in mehreren Bädern vorgesehen. Bei der Vorbereitung zeigt sich, dass für zwei Räume eine notwendige Freigabe fehlt.
Anstatt sämtliche Arbeiten unverändert zuzusagen, wird die Freigabe als offenes Hindernis mit Zuständigkeit und Termin behandelt. In die verbindliche Wochenplanung kommen die ausreichend vorbereiteten Arbeiten.
Am Ende der Woche wurden acht von zehn vereinbarten Aufgaben vollständig zum zugesagten Termin abgeschlossen. Daraus ergibt sich ein PPC von 80 %. PPC steht für Percent Plan Complete und beschreibt den Anteil der wie geplant abgeschlossenen Zusagen. Der Wert beschreibt nicht den prozentualen Baufortschritt.
Welchen Nutzen kann das bringen?
Die gemeinsame Planung schafft einen konkreten Anlass, Abhängigkeiten und Voraussetzungen früh zu besprechen. Verbindliche Zusagen und deren Auswertung unterstützen eine realistischere Wochenplanung und die gemeinsame Verbesserung des Ablaufs.
Grenzen und typische Fehler
Wer lediglich Aufgaben auf ein Board schreibt, setzt noch kein vollständiges Last Planner System um. Vorbereitung, Zusagen und Lernen müssen zusammenwirken. Eine überfüllte Wochenplanung hilft ebenso wenig wie eine Auswertung, die ausschließlich nach Schuldigen sucht.
PPC sollte nicht isoliert als Leistungsranking verwendet werden. Eine hohe Quote sagt allein noch nicht, ob die richtigen Aufgaben zugesagt wurden oder ob das Gesamtprojekt im Zeitplan liegt.
Wie hängt das mit anderen Methoden zusammen?
Taktplanung kann den räumlich-zeitlichen Rahmen liefern. Visuelles Management unterstützt die gemeinsame Übersicht. Ein Daily Huddle dient der kurzen täglichen Abstimmung. Einzelne Detailprobleme werden anschließend im passenden Kreis bearbeitet.
Häufige Fragen
Wer ist der „Last Planner“?
Die Person nahe an der Ausführung, die für ihren Arbeitsbereich belastbare Zusagen treffen und entsprechende Entscheidungen treffen kann.
Ist das System nur eine Wochenplanung?
Nein. Die Wochenplanung ist ein Bestandteil. Vorbereitung, tägliche Abstimmung und Lernen aus Abweichungen gehören ebenfalls dazu.
Wird dafür zwingend Software benötigt?
Für den Einstieg sind gemeinsame visuelle Arbeitsmittel möglich. Entscheidend ist zunächst, dass Planung und Zusagen tatsächlich gemeinsam bearbeitet werden.